Nella sezione dedicata al Regolamento OdV del Kit Documentale Procedure 231 si descrivono le linee guida che l’Organismo di Vigilanza definisce per autoregolare il proprio funzionamento.
Vengono trattati in questo modo gli obiettivi, la nomina, i compiti ed i poteri del presidente, la nomina e le funzioni del segretario.
Si stabiliscono inoltre le modalità di tutto ciò che ruota intorno alle riunioni, convocazioni, validità, svolgimento, decisioni e verbalizzazione.
Nella nomina dei Componenti dell’Organismo di Vigilanza, il relativo Regolamento detta particolare cura nella scelta dei soggetti che ne faranno parte.
Questi devono avere un profilo etico di indiscutibile valore e possedere oggettive credenziali di competenza.
Queste credenziali devono essere di base per poter dimostrare, anche verso l’esterno, il reale possesso delle qualità richieste.
All’interno del Kit Documentale Procedure 231 si trovano modelli ed allegati dedicati a quanto sopra descritto.
Lo stesso dicasi per la gestione delle informazioni, il budget per le spese da affrontare, la revoca e cessazione di un membro o dell’intero Organismo OdV.
Il pacchetto, nella sezione dedicata in modo specifico ai membri di un Organismo di Vigilanza, tratta anche la modalità ed il flusso di informazioni con gli altri organi societari.
In merito alle linee guida il Kit Procedure 231 descrive che gli stessi componenti dell’Organismo sono gli autori del Regolamento OdV essendo indipendenti da altre funzioni
Non è opportuno infatti che tale Regolamento sia redatto da organi societari diversi dall’Organismo poiché si potrebbe ritenere violata l’indipendenza dello stesso.
L’Organismo di Vigilanza può essere “monocratico”, ossia costituito da una sola persona, oppure “collegiale”, ossia composto da più soggetti.
